Buenos días Tomeu, Antes de nada, gracias por detallarnos todos los casos, aunque sería recomendable si pudieras compartir con nosotros ejemplos concretos para poder revisar e intentar reproducir las situaciones que comentas. No obstante, te respondo punto por punto para intentar aclarar cada situación lo mejor posible. 1. Facturación desde la cotización El motivo por el que en algunas ocasiones no puedes facturar el alojamiento desde la cotización y únicamente aparecen los servicios extras suele estar relacionado con el “Tipo de reserva” configurado en la reserva de grupo. En GUEST hay una diferencia importante: • Tipo reserva: Agencia/Grupo Permite facturar el alojamiento directamente desde la cotización. • Tipo reserva: Directo El sistema entiende que cada reserva debe asumir su propia facturación, por lo que el alojamiento debe facturarse desde cada reserva individual. Por ello, si necesitas emitir una única factura del grupo desde la cotización, es importante que la reserva esté configurada como “Agencia/Grupo”. Además, al facturar desde la cotización, es importante utilizar la opción correcta dentro del menú “Acciones”: Facturar todo → incluye alojamiento, extras y salas pendientes. Facturar todos los servicios seleccionados → factura únicamente los conceptos marcados. Facturar otros servicios → factura únicamente extras. Si únicamente aparecen los extras, normalmente se debe a uno de estos motivos: La reserva está configurada como “Directo”. Parte del alojamiento ya se ha facturado previamente. Las reservas ya no están pendientes de facturación. 2. Anticipos que vuelven a aparecer como pendientes El comportamiento que comentas con los anticipos depende del estado en el que estén registrados. • Estado “Pendiente” El sistema sigue considerando el anticipo como pendiente de cobro. • Estado “Recibido” El sistema genera el cobro interno y el anticipo queda liquidado correctamente. Por eso, si el anticipo se factura estando todavía en estado “Pendiente”, volverá a aparecer posteriormente en facturas o cotizaciones actualizadas. Recomendación Antes de facturar un anticipo, conviene marcarlo siempre como “Recibido”. Si ya se ha facturado como “Pendiente”, bastaría con cambiar posteriormente el estado a “Recibido” para que deje de mostrarse como pendiente. 3. Facturas manuales y duplicidades Sobre el caso en el que realizaste una factura manual y se duplicó el alojamiento dejando importes pendientes en “Otros”, esto suele ocurrir cuando ya existen conceptos facturados previamente y vuelven a incluirse manualmente en una nueva factura. Por ejemplo: reservas individuales ya facturadas, anticipos facturados, o conceptos emitidos previamente desde la cotización. Para evitar duplicidades recomendamos: Utilizar siempre la facturación desde el botón “Acciones” de la cotización. Revisar el resumen de conceptos pendientes antes de confirmar la factura. Evitar facturas manuales si ya existen cargos emitidos desde otros módulos. Si en algún momento necesitas realizar una factura manual, es importante revisar previamente qué conceptos siguen pendientes para no volver a incluir importes ya facturados. En caso de que ya se haya generado una factura incorrecta, habría que anularla y emitir nuevamente solo los conceptos pendientes. 4. Anticipos en reservas individuales dentro de un grupo Aquí el funcionamiento depende de dónde se registre el depósito. • Si el anticipo se registra dentro de una reserva individual El importe queda asociado únicamente a esa reserva. • Si el anticipo se registra desde la cotización del grupo El importe se descuenta del total del grupo completo. Por ello, si quieres aplicar el depósito al total de la cotización, lo recomendable es: Acceder a la cotización del grupo. Entrar en la pestaña “Anticipos/Depósitos”. Registrar allí directamente el anticipo. De esta forma el depósito quedará vinculado al grupo y no únicamente a una reserva concreta. 5. Cambios después del desglose del grupo Entendemos perfectamente lo que comentas sobre la operativa diaria. En grupos de 50 o 60 habitaciones no es viable esperar al último momento para empezar a trabajar habitaciones y asignaciones. La idea del sistema es precisamente permitir seguir gestionando cambios incluso después del desglose. Para añadir habitaciones después del desglose: Puedes utilizar la opción: “Duplicar reserva desglose” desde cualquiera de las reservas ya creadas: Para cambios masivos: Lo más práctico suele ser trabajar mediante la Rooming List en Excel: Exportar la Rooming List. Realizar los cambios necesarios. Importar nuevamente el archivo para actualizar las reservas en bloque. Esto permite seguir asignando habitaciones y haciendo modificaciones sin necesidad de rehacer todo el grupo continuamente. Lamentablemente esta opción no permite actualizar ni el número de reserva, ni el localizador, ni la tarifa. En caso de haber desglosado un grupo con una tarifa errónea, si no hay ninguna reserva de check-in ni facturas asociadas, una opción sería cancelarlo desde la cotización y volver a generar otro con las tarifas correctas: Esperamos que con estas aclaraciones quede un poco más claro el funcionamiento y, sobre todo, que te ayude a trabajar más cómodo en el día a día. De todas formas, si tienes algún caso concreto que siga comportándose de forma extraña, puedes enviárnoslo y lo revisamos contigo. Un saludo, Jorge Martos Consulting Department C\ Gran Vía Asima, nº 2 planta 12 Torre Asima | Polígono Son Castelló 07009 · Palma de Mallorca · España Tel: +34 871 570 536 Ext 30 jmartos@isystems.es www.isystems.es